Instituto Haward by Easy Up
Ambiente de demonstração
Instituto Haward by Easy Up
Proposta · Sistema de gestão + site institucional

Duas marcas, uma única presença, dentro e fora da escola.

Hoje o Instituto Haward e a Easy Up são fortes onde já são conhecidos, mas se perdem em quem procura pela primeira vez. Esta proposta mostra como organizar o que já funciona nos bastidores e reconstruir a porta de entrada, o site, pra ela abrir pra quem está pesquisando agora.

Direcionado a
Instituto Haward by Easy Up
Elaborado por
Vanessa Silva
Data
Setembro de 2026
Validade
7 dias

"Ter que parar de conferir tudo e ter o financeiro mais organizado e centralizado."

Felipe, sobre a maior dor do dia a dia hoje
Ambiente de demonstração Protótipo · Instituto Haward

Bom dia, Felipe

Painel administrativo · terça-feira, 9 de setembro
Protótipo conceitual
Matrículas no mês
47
↑ 12% vs. agosto
A conciliar (PIX)
3
antes eram ~30min/dia manuais
Pós-venda pendente
5
aguardando confirmação
Risco de evasão
8
sem acessar o portal há 10+ dias

Comparativo entre unidades

mês atual
Londrina · matriz
21 matrículas
Cambé
11 matrículas
Rolândia
9 matrículas
Siqueira Campos
6 matrículas
Arapongas · franquia
4 matrículas
hoje o Felipe compara isso olhando planilha por unidade. Aqui fica lado a lado.
Recebimentos conciliados, ontem
228
automático, sem toque manual
Taxa de conciliação automática
98%
2 sugestões p/ confirmar, 1 divergência
Inadimplência
6 alunos
de 47 acompanhados nesse ciclo
Lembrete com leitura confirmada
68%
32 de 47 viram antes do vencimento

Conciliação financeira

atualizado às 07:52
228 recebimentos de ontem · boleto, automático
conciliado
MT
Marcos T. · PIX R$ 320,00 · nome bate com cadastro
sugestão automática
?
PIX R$ 220,00 · comprovante sem identificação · precisa revisão
revisar
!
Divergência: baixado R$ 320 · recebido R$ 220 · possível erro de digitação
divergência
Ação

Inadimplência

tempo real, sem esperar fim do mês
Em dia
41 alunos
Atrasado até 5 dias
4 alunos
Atrasado + de 15 dias · vai pra régua de cobrança extensiva
2 alunos
nada disso espera o fechamento do mês. Assim que atrasa, já entra na régua.

Lembretes automáticos

antes do vencimento
7 dias antes · "seu boleto já está disponível"
disparado
1 dia antes · lembrete de desconto por pontualidade
disparado
Confirmação de leitura · sabe quem viu e quem não viu
32 de 47 viram

Pagamento direto no portal

além do boleto
Pix com QR code · cai na conciliação automática
disponível no portal
Cartão de crédito recorrente · para quem prefere não pensar em boleto
opcional
o aluno escolhe como pagar sem sair do portal. Reduz o "esqueci o boleto" que hoje vira ligação de cobrança.
Como uma matrícula nasce, passo a passo
1
Comercial fecha a venda
2
Contrato gerado sozinho
3
Assinatura digital
4
Matrícula ativa, boletos gerados
5
Pós-venda confirma por ligação

Pós-venda · confirmação de matrícula

substitui a planilha externa
CS
Camila S. · Inglês · terça 15h · contrato assinado digitalmente
curso ✓ horário ✓ valor ✓
DL
Diego L. · Tecnologia · sábado 09h
aguardando ligação
PA
Paula A. · Inglês · quinta 19h
aguardando ligação
matrícula fechada direto aqui dentro do sistema, sem planilha nem sistema separado. O checklist de confirmação continua sendo feito por ligação humana.

Cancelamento · em andamento

multa calculada sozinha pelo sistema
M
Marcos R. · pediu pelo WhatsApp fora do horário · Inglês B1, 5 meses restantes
ligação de retenção pendente
Multa calculada · 10% sobre as parcelas restantes, conforme contrato
R$ 178,00
Termo de cancelamento · gerado com a multa já preenchida
aguardando assinatura digital
a ligação de retenção continua humana, de propósito. O sistema só chega com a conta pronta, sem cálculo manual, e fecha com assinatura em vez de planilha.
Depois da ligação, dois caminhos possíveis
Aluno mantém o cancelamento
1. Comercial confirma a decisão na ligação
2. Sistema manda o termo com a multa (R$ 178,00) pra assinatura digital
3. Assinado, o sistema sozinho: para a cobrança futura, libera a vaga na turma e arquiva o histórico
Nenhuma planilha, nenhum boleto manual pra cancelar
Aluno decide continuar
1. Comercial marca a solicitação como "resolvida, aluno permanece"
2. Sistema cancela a pendência sozinho, sem gerar multa, sem gerar termo
3. Sistema guarda o motivo que quase fez o aluno sair, pra escola entender o padrão
Cobrança e matrícula seguem normais, sem interrupção

Turmas de hoje

terça-feira
15h
Inglês B2 · sala 3 · prof. Rafael
9/12 vagas
17h
Tecnologia · Excel · sala 1 · prof. Carla
14/20 vagas
19h
Inglês A1 · sala 2 · prof. Rafael
8/15 vagas
09h
Espanhol · sábado · sala 2 · prof. Ana
6/12 vagas
20h
Inglês online · Zoom · prof. Rafael · presença marcada sozinha ao entrar na chamada
6/10 vagas

Frequência de hoje

Inglês B2 · 15h
Camila S.
presente
Diego L.
presente
Bruno R. · 3ª falta consecutiva
ausente
chamada marcada pelo professor em sala, ou automática quando a aula é online.

Criar nova turma

pedagógico define, sistema já checa disputa de sala e horário
Inglês B2 · quinta-feira, 18h · sala 3 · prof. Rafael
sem conflito
Vagas mínimas pra abrir · padrão de 8, ajustável
8 alunos
assim que publica, já aparece disponível pra matrícula e pra troca de turma pelo WhatsApp.

Engajamento do portal

alerta de evasão
Uso médio da imersão diária27min / 40min
Sem acesso há mais de 10 dias
BR
Bruno R. · Inglês · turma B2
18 dias
LF
Larissa F. · Tecnologia
11 dias

Gamificação · destaques

semana atual
🔥
7 dias seguidos
recorde da Marina é 12 dias
🏆
Top da turma
🔥
7 dias seguidos
💯
Nota 10
🚀
Trilha completa

Progresso por nível (CEFR)

Marina Souza · Inglês B2
Listening78%
Reading85%
Speaking54%
Writing62%
quiz do portal corrige sozinho e já separa por habilidade. Fala menos, o professor foca reforço em speaking com ela.

Certificados emitidos

automático ao concluir módulo
Camila S. · Inglês, módulo 4 concluído
certificado emitido
Diego L. · Excel Avançado
certificado emitido
hoje isso é feito manualmente pela secretaria. Automatizar tira retrabalho recorrente.

Tecnologia · projeto & portfólio

diferente do portal de inglês, de propósito
DL
Diego L. · projeto final de Excel · planilha de controle financeiro
aguardando correção do professor
LF
Larissa F. · portfólio com 3 projetos entregues
disponível pra baixar e mostrar em entrevista
no curso de tecnologia o que conta é entregar projeto, não só frequência. O portfólio fica pronto pra o aluno levar pro mercado de trabalho.

App do aluno · notificação no celular

instala direto do navegador, sem passar pela loja de app
📚
Instituto Haward
Nova atividade disponível: Listening, Módulo 4
agora
💳
Instituto Haward
Seu boleto vence em 3 dias
1h
📢
Instituto Haward
Aula de sábado foi remarcada pra 10h
ontem
funciona em Android e iPhone (iOS 16.4 ou mais recente), instalado direto pela tela inicial, sem passar pela App Store nem pela Play Store.
Unidades na rede
5
4 próprias + 1 franquia (Arapongas)
Franquias ativas
1
+3 interessados no funil de expansão
Royalties do mês
R$ 810
Arapongas · 5% sobre a receita informada
Conformidade de padrão
94%
último ciclo de auditoria

Royalties & fundo de marketing

cálculo automático
AR
Arapongas · franquia · receita informada R$ 16.200
royalties R$ 810 · vence em 3 dias
Fundo de marketing (2%)
Arapongas · contribuição do mês
R$ 324
hoje só a Arapongas é franquia e paga royalties. O cálculo já sai automático a partir da receita que a própria unidade informa — quando abrir a próxima, é só plugar na mesma régua, sem planilha nova.

Auditoria & padrão de qualidade

checklist digital · consultoria de campo
Identidade visual e fachada
conforme
Material didático oficial em uso
conforme
Atendimento segue o script padrão · Arapongas, 08/09
pendência leve
item reprovado já sai com plano de ação, prazo e responsável — não fica só anotado, vira tarefa até ser resolvido.

Central de compras

fornecedor homologado, preço de rede
Apostilas e material didático
tabela vigente
Uniformes e identidade visual
tabela vigente
Materiais promocionais · banners, folders
sob demanda
cada unidade compra pelo mesmo catálogo e preço negociado — ninguém compra sozinho com fornecedor avulso.

Treinamento & manual de operações

trilha do franqueado
Onboarding do franqueado100%
Gestão financeira da unidade100%
Captação e matrícula80%
Padrão de atendimento60%
manual de operações sempre atualizado, com trilha obrigatória pra equipe nova de cada unidade — igual ao portal do aluno, só que pro franqueado.

Território & expansão

mapa de unidades e prospecção
Londrina
matriz
Cambé, Rolândia, Siqueira Campos
unidades próprias
Arapongas
franquia · território exclusivo
Funil de expansão
Maringá · 2 interessados
em prospecção
Apucarana · 1 interessado
em prospecção
o mapa evita que duas franquias disputem a mesma região e mostra pra onde a rede pode crescer.

Suporte & consultoria de campo

histórico por unidade
Arapongas · última visita há 12 dias
em dia
Siqueira Campos · visita trimestral
atrasada
Chamados abertos
2
cada unidade tem um histórico de visita e chamado — dá pra saber quem precisa de atenção agora, sem depender de ligação.

Comunicação recente

WhatsApp, e-mail e avisos automáticos
W
WhatsApp · "Gostaria de saber sobre o curso de inglês" · respondido pela BIA
resolvido
W
WhatsApp · "Posso trocar de turma?" · aluno identificado, resolvido com botões de opção
resolvido
Lembrete automático de vencimento · enviado para 47 alunos hoje às 06h
enviado
W
WhatsApp · "Tem como me mandar o boleto?" · fora do horário, aguardando
pendente

Campanha segmentada

disparo por perfil, não pra base inteira
Turma de sábado com vaga · só pra quem já perguntou sobre horário de fim de semana
312 contatos
Volta às aulas · agosto · ex-alunos que saíram há mais de 6 meses
89 contatos

Hoje: pede boleto ou cancelamento pelo WhatsApp, é mandado pra e-mail e espera até 5 dias.

Com o sistema, muda o que dá pra resolver sozinho na hora, e o que precisa de gente, mas para de esperar dias sem ninguém saber. Isso é diferente da BIA: a BIA é do marketing e cuida de quem ainda não é aluno (captação, agendamento de visita). Esse atendimento aqui é pra quem já é aluno ou responsável, depois da matrícula.

IH
Instituto Haward
visto por último hoje às 22:14
Hoje
Boa noite! Será que dá pra me mandar meu boleto?22:14
Boa noite! Tudo bem? Encontrei aqui pelo seu WhatsApp: você é a Camila Santos, certo?22:14 ✓✓
Isso mesmo!22:14
Perfeito! Segue o boleto de setembro, vencimento dia 10. 📄22:15 ✓✓
Perfeito, muito obrigada!22:15
Por nada! Precisando de qualquer coisa, é só chamar. 😊22:15 ✓✓
Pedido de boleto · resolvido sozinho, na hora
IH
Instituto Haward
visto por último hoje às 23:50
Hoje
Boa noite, eu queria cancelar minha matrícula23:50
Boa noite, Marcos! Recebi seu pedido aqui, viu? Pra calcular certinho os valores do seu contrato, já acionei a equipe responsável com prioridade máxima: assim que a gente abrir amanhã de manhã, entraremos em contato pra resolver com você. Já está encaminhado, pode ficar tranquilo. Combinado?23:50 ✓✓
Combinado, obrigado!23:51
Isso aí! Qualquer coisa, estou por aqui. Um abraço 🙂23:51 ✓✓
Pedido de cancelamento · triado na hora, humano responde rápido
IH
Instituto Haward
visto por último hoje às 15:32
Hoje
Oi, boa tarde! Queria saber mais sobre o curso de inglês15:32
Boa tarde! Tudo bem? Vi que você ainda não é nosso aluno, já te conectei direto com a Dani, do comercial. Ela já recebeu sua mensagem e te chama em instantes.15:32 ✓✓
Dani viu sua mensagem no Central HEU e assumiu a conversa
Oi! Aqui é a Dani, vi que você quer saber sobre o inglês. Posso te ligar agora ou prefere que eu já mande os detalhes por aqui?15:34 ✓✓
Pergunta sobre curso · direto pro comercial, sem repasse manual
IH
Instituto Haward
visto por último hoje às 19:05
Hoje
Boa noite! Posso trocar de turma?19:05
Boa noite, Beatriz! Tudo bem? Qual é o motivo que você precisa trocar de turma?19:05 ✓✓
Mudei de trabalho, não consigo mais no horário atual19:06
Entendi! Hoje você está na turma de Inglês B2, segunda e quarta das 14h às 15h, certo?19:06 ✓✓
Isso mesmo19:06
Pra esse mesmo nível, temos essas opções:19:06 ✓✓
Terça e quinta, 19h19:07
Perfeito! Já troquei você pra terça e quinta, 19h. Sua confirmação já está no portal. 📚19:07 ✓✓
Perfeito, muito obrigada!19:08
Imagina! Já sabe que se precisar de qualquer coisa é só chamar. A gente se vê em breve! 👋19:08 ✓✓
Troca de turma · resolvido sozinho, sem esperar a secretaria

Fila da secretaria hoje de manhã

o que ficou triado durante a madrugada
22h
"Quanto custa o curso de inglês?" · respondido sozinho em 12 segundos
resolvido
23h
Marcos · pedido de cancelamento · prioridade alta, ligar antes das 9h
chamada feita às 08h14
19h
Beatriz · troca de turma · resolvido sozinho, com botões de opção
resolvido
antes isso virava e-mail perdido numa fila de até 5 dias. Agora chega já separado por urgência, esperando alguém abrir o dia.

Contatos

alunos, ex-alunos e leads em um lugar só
MS
Marina Souza · aluna ativa · Inglês B2
ativo
RC
Rodrigo Campos · lead · pediu bolsa pelo Instagram
novo lead
JP
Julia Prado · ex-aluna · saiu em março
inativo
BR
Bruno R. · aluno ativo · risco de evasão
atenção
dados de menores de idade ficam com acesso restrito, seguindo boas práticas de LGPD.
MS
Marina Souza
Aluna ativa · Inglês B2 · desde março de 2025
matrícula ativa
Dados pessoais
Nascimento: 14/03/2010
CPF: 000.000.000-00
Endereço
Av. JK, 1095, Centro
Londrina, PR
Contato
📱 (43) 99999-0000
✉ marina.souza@email.com
Responsável
João Souza · pai
📱 (43) 98888-0000
Contrato
Assinado digitalmente · 02/03/2025
Financeiro
Mensalidade em dia
Próximo boleto: 10/10
Linha do tempo
Boleto de setembro pago em dia 2 dias atrás
Faltou dia 05/09, avisou dentro do prazo 4 dias atrás
Contrato assinado digitalmente 6 meses atrás
Leads captados no mês
58
BIA + WhatsApp direto
Visita realizada
28
maior ponto de vazamento
Matrícula fechada
19
confirmada com pós-venda
Taxa de conversão
33%
lead até matrícula

Funil comercial · Kanban

arraste o card para mudar a etapa
Lead capturado3
Rafael Nogueira
Inglês adulto
Instagram · BIAhá 40min
Camila Duarte
Informática básica
Sitehá 2h
Diego Farias
Espanhol
WhatsApphá 3h
Em contato3
Juliana Prado
Espanhol · comercial Duda A.
Indicaçãohá 1 dia
Bruno Kellner
Informática · comercial Duda A.
Instagramhá 1 dia
Patrícia Lemos
Inglês infantil · comercial Rafa M.
Sitehá 2 dias
Visita agendada2
Thiago Amaral
quinta, 15h · unidade Centro
Instagramagendada
Larissa Fontes
sexta, 10h · unidade Gleba
Indicaçãoagendada
Visita realizada2
Eduardo Sales
visitou ontem, aguardando retorno
Sitehá 1 dia
Fernanda Castro
visitou há 2 dias, negociando valor
WhatsApphá 2 dias
Matrícula fechada2
Vinícius Prado
Inglês adulto · fechou hoje
Instagramhoje
Camila Reis
Informática · fechou ontem
Indicaçãoontem
Perdido2
André Bitencourt
motivo: preço
Sitehá 2 dias
Sabrina Neves
motivo: horário incompatível
WhatsApphá 3 dias
o comercial move o lead de coluna conforme a conversa avança, tudo dentro do Central HEU, sem planilha paralela. Esses 19 fechados aqui são só os que vieram desse funil de lead: os outros ~28 dos 47 matriculados no mês vêm de indicação e procura espontânea, fora desse funil.

Régua de reativação

base de ex-alunos parada
Ex-alunos há 3-6 meses · recebem mensagem automática de "sentimos sua falta"
64 contatos
Responderam e voltaram a conversar · este mês
7 reativados
hoje quem sai da escola não recebe mais nenhum contato. Isso vira oportunidade parada.

Olá, professor Rafael

Suas turmas de hoje · terça-feira
Protótipo conceitual

Turmas de hoje

3 aulas
15h
Inglês B2 · sala 3 · 9 alunos
17h
Tecnologia · Excel · sala 1 · 14 alunos
19h
Inglês A1 · sala 2 · 8 alunos

Solicitações da turma

pendentes
MS
Marina S. pediu reposição · faltou dia 05/09, dentro do prazo
responder
JT
João T. pediu link da aula gravada · Inglês B2 · aula de ontem
enviar

Material & portal

Oi, Marina 👋

Sua trilha · Inglês B2
Protótipo conceitual

Minha trilha

módulo 6 de 12
Nível 6 1.380 XP
faltam 120 XP para o nível 7
Progresso do módulo72%
💯
Nota 10
🔥
5 dias
🏆
Top 3

Próxima aula

Terça-feira · 15h00
Inglês B2 · sala 3 · prof. Rafael
!
Falta mais recente · 05/09 · Inglês B2 · módulo 5, Reported Speech
Escolha um horário, sem custo adicional

Biblioteca de aulas gravadas

todo o histórico, salvo na sua conta
🎥
Quinta-feira, 04/09 · Inglês B2 · módulo 5, Conditionals · 38min
🎥
Terça-feira, 02/09 · Inglês B2 · módulo 5, Past Simple review · 41min
não depende de pedir de novo: uma vez disponibilizada, a aula fica aqui pra sempre, associada ao login da Marina.

Biblioteca de conteúdo

videoaulas, tarefas, material extra e simulados
🎬
Videoaula · Módulo 6, Present Perfect · 32min, hospedada na plataforma
📝
Tarefa digital · Exercício de listening · entrega até sexta
pendente
📎
Material extra · PDF com phrasal verbs essenciais
🎁
Vídeo-bônus · Pronúncia, erros comuns de brasileiros
🧪
Simulado eletrônico · Simulado completo nível B2 · correção automática, resultado na hora
disponível
tudo dentro do próprio Central HEU, acessível de qualquer aparelho, sem precisar instalar nada além do app do navegador.

Atividade gamificada · Inglês

+15 XP
Complete a frase: "She ___ to the gym every morning."
Gramática · Present Simple · módulo 6

Atividade gamificada · Informática

+15 XP
Qual estrutura você usa para repetir um bloco de código exatamente 10 vezes?
Lógica de programação · módulo 4

Financeiro

Mensalidade de setembro · vence 10/09
em aberto
Mensalidade de agosto · pago em 08/08
pago

Olá, João

Acompanhamento de Marina Souza
Protótipo conceitual

Financeiro

Mensalidade de setembro · vence 10/09
em aberto
Mensalidade de agosto
pago

Frequência

Presença no mês
7 de 8 aulas
Falta 05/09 · avisada dentro do prazo de 4h
sem multa

Comunicação com a escola

RC
Prof. Rafael · "Marina evoluiu bastante na conversação essa semana"
há 2 dias

Olá, Patrícia

Unidade Arapongas · franqueada
Protótipo conceitual
Alunos ativos na unidade
34
3 matrículas novas esse mês
Faturamento do mês
R$ 16.200
informado por você, dia 05
Royalties devidos
R$ 810
vence em 3 dias
Conformidade no último check
94%
1 pendência leve em aberto

Resumo da unidade Arapongas

hoje
Presença média nas turmas
91%
Engajamento no portal
alto
Próxima visita da matriz
12/10 · consultoria trimestral
mesma tela que a matriz usa, só que com os números só da sua unidade.

Hoje: pede boleto ou cancelamento pelo WhatsApp, é mandado pra e-mail e espera até 5 dias.

Com o sistema, muda o que dá pra resolver sozinho na hora, e o que precisa de gente, mas para de esperar dias sem ninguém saber. Isso é diferente da BIA: a BIA é do marketing e cuida de quem ainda não é aluno (captação, agendamento de visita). Esse atendimento aqui é pra quem já é aluno ou responsável, depois da matrícula.

IH
Instituto Haward
visto por último hoje às 22:14
Hoje
Boa noite! Será que dá pra me mandar meu boleto?22:14
Boa noite! Tudo bem? Encontrei aqui pelo seu WhatsApp: você é a Camila Santos, certo?22:14 ✓✓
Isso mesmo!22:14
Perfeito! Segue o boleto de setembro, vencimento dia 10. 📄22:15 ✓✓
Perfeito, muito obrigada!22:15
Por nada! Precisando de qualquer coisa, é só chamar. 😊22:15 ✓✓
Pedido de boleto · resolvido sozinho, na hora
IH
Instituto Haward
visto por último hoje às 23:50
Hoje
Boa noite, eu queria cancelar minha matrícula23:50
Boa noite, Marcos! Recebi seu pedido aqui, viu? Pra calcular certinho os valores do seu contrato, já acionei a equipe responsável com prioridade máxima: assim que a gente abrir amanhã de manhã, entraremos em contato pra resolver com você. Já está encaminhado, pode ficar tranquilo. Combinado?23:50 ✓✓
Combinado, obrigado!23:51
Isso aí! Qualquer coisa, estou por aqui. Um abraço 🙂23:51 ✓✓
Pedido de cancelamento · triado na hora, humano responde rápido
IH
Instituto Haward
visto por último hoje às 15:32
Hoje
Oi, boa tarde! Queria saber mais sobre o curso de inglês15:32
Boa tarde! Tudo bem? Vi que você ainda não é nosso aluno, já te conectei direto com a Dani, do comercial. Ela já recebeu sua mensagem e te chama em instantes.15:32 ✓✓
Dani viu sua mensagem no Central HEU e assumiu a conversa
Oi! Aqui é a Dani, vi que você quer saber sobre o inglês. Posso te ligar agora ou prefere que eu já mande os detalhes por aqui?15:34 ✓✓
Pergunta sobre curso · direto pro comercial, sem repasse manual
IH
Instituto Haward
visto por último hoje às 19:05
Hoje
Boa noite! Posso trocar de turma?19:05
Boa noite, Beatriz! Tudo bem? Qual é o motivo que você precisa trocar de turma?19:05 ✓✓
Mudei de trabalho, não consigo mais no horário atual19:06
Entendi! Hoje você está na turma de Inglês B2, segunda e quarta das 14h às 15h, certo?19:06 ✓✓
Isso mesmo19:06
Pra esse mesmo nível, temos essas opções:19:06 ✓✓
Terça e quinta, 19h19:07
Perfeito! Já troquei você pra terça e quinta, 19h. Sua confirmação já está no portal. 📚19:07 ✓✓
Perfeito, muito obrigada!19:08
Imagina! Já sabe que se precisar de qualquer coisa é só chamar. A gente se vê em breve! 👋19:08 ✓✓
Troca de turma · resolvido sozinho, sem esperar a secretaria

Fila da secretaria hoje de manhã

o que ficou triado durante a madrugada
22h
"Quanto custa o curso de inglês?" · respondido sozinho em 12 segundos
resolvido
23h
Marcos · pedido de cancelamento · prioridade alta, ligar antes das 9h
chamada feita às 08h14
19h
Beatriz · troca de turma · resolvido sozinho, com botões de opção
resolvido
antes isso virava e-mail perdido numa fila de até 5 dias. Agora chega já separado por urgência, esperando alguém abrir o dia.
Como uma matrícula nasce, passo a passo
1
Comercial fecha a venda
2
Contrato gerado sozinho
3
Assinatura digital
4
Matrícula ativa, boletos gerados
5
Pós-venda confirma por ligação

Pós-venda · confirmação de matrícula

substitui a planilha externa
CS
Camila S. · Inglês · terça 15h · contrato assinado digitalmente
curso ✓ horário ✓ valor ✓
DL
Diego L. · Tecnologia · sábado 09h
aguardando ligação
PA
Paula A. · Inglês · quinta 19h
aguardando ligação
matrícula fechada direto aqui dentro do sistema, sem planilha nem sistema separado. O checklist de confirmação continua sendo feito por ligação humana.

Cancelamento · em andamento

multa calculada sozinha pelo sistema
M
Marcos R. · pediu pelo WhatsApp fora do horário · Inglês B1, 5 meses restantes
ligação de retenção pendente
Multa calculada · 10% sobre as parcelas restantes, conforme contrato
R$ 178,00
Termo de cancelamento · gerado com a multa já preenchida
aguardando assinatura digital
a ligação de retenção continua humana, de propósito. O sistema só chega com a conta pronta, sem cálculo manual, e fecha com assinatura em vez de planilha.
Depois da ligação, dois caminhos possíveis
Aluno mantém o cancelamento
1. Comercial confirma a decisão na ligação
2. Sistema manda o termo com a multa (R$ 178,00) pra assinatura digital
3. Assinado, o sistema sozinho: para a cobrança futura, libera a vaga na turma e arquiva o histórico
Nenhuma planilha, nenhum boleto manual pra cancelar
Aluno decide continuar
1. Comercial marca a solicitação como "resolvida, aluno permanece"
2. Sistema cancela a pendência sozinho, sem gerar multa, sem gerar termo
3. Sistema guarda o motivo que quase fez o aluno sair, pra escola entender o padrão
Cobrança e matrícula seguem normais, sem interrupção

Contatos

alunos, ex-alunos e leads em um lugar só
MS
Marina Souza · aluna ativa · Inglês B2
ativo
RC
Rodrigo Campos · lead · pediu bolsa pelo Instagram
novo lead
JP
Julia Prado · ex-aluna · saiu em março
inativo
BR
Bruno R. · aluno ativo · risco de evasão
atenção
dados de menores de idade ficam com acesso restrito, seguindo boas práticas de LGPD.
MS
Marina Souza
Aluna ativa · Inglês B2 · desde março de 2025
matrícula ativa
Dados pessoais
Nascimento: 14/03/2010
CPF: 000.000.000-00
Endereço
Av. JK, 1095, Centro
Londrina, PR
Contato
📱 (43) 99999-0000
✉ marina.souza@email.com
Responsável
João Souza · pai
📱 (43) 98888-0000
Contrato
Assinado digitalmente · 02/03/2025
Financeiro
Mensalidade em dia
Próximo boleto: 10/10
Linha do tempo
Boleto de setembro pago em dia 2 dias atrás
Faltou dia 05/09, avisou dentro do prazo 4 dias atrás
Contrato assinado digitalmente 6 meses atrás

Comunicação recente

WhatsApp, e-mail e avisos automáticos
W
WhatsApp · "Gostaria de saber sobre o curso de inglês" · respondido pela BIA
resolvido
W
WhatsApp · "Posso trocar de turma?" · aluno identificado, resolvido com botões de opção
resolvido
Lembrete automático de vencimento · enviado para 47 alunos hoje às 06h
enviado
W
WhatsApp · "Tem como me mandar o boleto?" · fora do horário, aguardando
pendente

Campanha segmentada

disparo por perfil, não pra base inteira
Turma de sábado com vaga · só pra quem já perguntou sobre horário de fim de semana
312 contatos
Volta às aulas · agosto · ex-alunos que saíram há mais de 6 meses
89 contatos
Leads captados no mês
58
BIA + WhatsApp direto
Visita realizada
28
maior ponto de vazamento
Matrícula fechada
19
confirmada com pós-venda
Taxa de conversão
33%
lead até matrícula

Funil comercial · Kanban

arraste o card para mudar a etapa
Lead capturado3
Rafael Nogueira
Inglês adulto
Instagram · BIAhá 40min
Camila Duarte
Informática básica
Sitehá 2h
Diego Farias
Espanhol
WhatsApphá 3h
Em contato3
Juliana Prado
Espanhol · comercial Duda A.
Indicaçãohá 1 dia
Bruno Kellner
Informática · comercial Duda A.
Instagramhá 1 dia
Patrícia Lemos
Inglês infantil · comercial Rafa M.
Sitehá 2 dias
Visita agendada2
Thiago Amaral
quinta, 15h · unidade Centro
Instagramagendada
Larissa Fontes
sexta, 10h · unidade Gleba
Indicaçãoagendada
Visita realizada2
Eduardo Sales
visitou ontem, aguardando retorno
Sitehá 1 dia
Fernanda Castro
visitou há 2 dias, negociando valor
WhatsApphá 2 dias
Matrícula fechada2
Vinícius Prado
Inglês adulto · fechou hoje
Instagramhoje
Camila Reis
Informática · fechou ontem
Indicaçãoontem
Perdido2
André Bitencourt
motivo: preço
Sitehá 2 dias
Sabrina Neves
motivo: horário incompatível
WhatsApphá 3 dias
o comercial move o lead de coluna conforme a conversa avança, tudo dentro do Central HEU, sem planilha paralela. Esses 19 fechados aqui são só os que vieram desse funil de lead: os outros ~28 dos 47 matriculados no mês vêm de indicação e procura espontânea, fora desse funil.

Régua de reativação

base de ex-alunos parada
Ex-alunos há 3-6 meses · recebem mensagem automática de "sentimos sua falta"
64 contatos
Responderam e voltaram a conversar · este mês
7 reativados
hoje quem sai da escola não recebe mais nenhum contato. Isso vira oportunidade parada.
Recebimentos conciliados, ontem
228
automático, sem toque manual
Taxa de conciliação automática
98%
2 sugestões p/ confirmar, 1 divergência
Inadimplência
6 alunos
de 47 acompanhados nesse ciclo
Lembrete com leitura confirmada
68%
32 de 47 viram antes do vencimento

Conciliação financeira

atualizado às 07:52
228 recebimentos de ontem · boleto, automático
conciliado
MT
Marcos T. · PIX R$ 320,00 · nome bate com cadastro
sugestão automática
?
PIX R$ 220,00 · comprovante sem identificação · precisa revisão
revisar
!
Divergência: baixado R$ 320 · recebido R$ 220 · possível erro de digitação
divergência
Ação

Inadimplência

tempo real, sem esperar fim do mês
Em dia
41 alunos
Atrasado até 5 dias
4 alunos
Atrasado + de 15 dias · vai pra régua de cobrança extensiva
2 alunos
nada disso espera o fechamento do mês. Assim que atrasa, já entra na régua.

Lembretes automáticos

antes do vencimento
7 dias antes · "seu boleto já está disponível"
disparado
1 dia antes · lembrete de desconto por pontualidade
disparado
Confirmação de leitura · sabe quem viu e quem não viu
32 de 47 viram

Pagamento direto no portal

além do boleto
Pix com QR code · cai na conciliação automática
disponível no portal
Cartão de crédito recorrente · para quem prefere não pensar em boleto
opcional
o aluno escolhe como pagar sem sair do portal. Reduz o "esqueci o boleto" que hoje vira ligação de cobrança.

Turmas de hoje

terça-feira
15h
Inglês B2 · sala 3 · prof. Rafael
9/12 vagas
17h
Tecnologia · Excel · sala 1 · prof. Carla
14/20 vagas
19h
Inglês A1 · sala 2 · prof. Rafael
8/15 vagas
09h
Espanhol · sábado · sala 2 · prof. Ana
6/12 vagas
20h
Inglês online · Zoom · prof. Rafael · presença marcada sozinha ao entrar na chamada
6/10 vagas

Frequência de hoje

Inglês B2 · 15h
Camila S.
presente
Diego L.
presente
Bruno R. · 3ª falta consecutiva
ausente
chamada marcada pelo professor em sala, ou automática quando a aula é online.

Criar nova turma

pedagógico define, sistema já checa disputa de sala e horário
Inglês B2 · quinta-feira, 18h · sala 3 · prof. Rafael
sem conflito
Vagas mínimas pra abrir · padrão de 8, ajustável
8 alunos
assim que publica, já aparece disponível pra matrícula e pra troca de turma pelo WhatsApp.

Engajamento do portal

alerta de evasão
Uso médio da imersão diária27min / 40min
Sem acesso há mais de 10 dias
BR
Bruno R. · Inglês · turma B2
18 dias
LF
Larissa F. · Tecnologia
11 dias

Gamificação · destaques

semana atual
🔥
7 dias seguidos
recorde da Marina é 12 dias
🏆
Top da turma
🔥
7 dias seguidos
💯
Nota 10
🚀
Trilha completa

Progresso por nível (CEFR)

Marina Souza · Inglês B2
Listening78%
Reading85%
Speaking54%
Writing62%
quiz do portal corrige sozinho e já separa por habilidade. Fala menos, o professor foca reforço em speaking com ela.

Certificados emitidos

automático ao concluir módulo
Camila S. · Inglês, módulo 4 concluído
certificado emitido
Diego L. · Excel Avançado
certificado emitido
hoje isso é feito manualmente pela secretaria. Automatizar tira retrabalho recorrente.

Tecnologia · projeto & portfólio

diferente do portal de inglês, de propósito
DL
Diego L. · projeto final de Excel · planilha de controle financeiro
aguardando correção do professor
LF
Larissa F. · portfólio com 3 projetos entregues
disponível pra baixar e mostrar em entrevista
no curso de tecnologia o que conta é entregar projeto, não só frequência. O portfólio fica pronto pra o aluno levar pro mercado de trabalho.

App do aluno · notificação no celular

instala direto do navegador, sem passar pela loja de app
📚
Instituto Haward
Nova atividade disponível: Listening, Módulo 4
agora
💳
Instituto Haward
Seu boleto vence em 3 dias
1h
📢
Instituto Haward
Aula de sábado foi remarcada pra 10h
ontem
funciona em Android e iPhone (iOS 16.4 ou mais recente), instalado direto pela tela inicial, sem passar pela App Store nem pela Play Store.

Meus royalties

transparência, sem surpresa no fim do mês
Receita bruta informada
R$ 16.200
Royalties (5%)
R$ 810 · vence em 3 dias
Fundo de marketing (2%)
R$ 324

Central de compras da rede

mesmo catálogo e preço de todas as unidades
Apostilas e material didático
tabela vigente
Uniformes e identidade visual
tabela vigente
Materiais promocionais · banners, folders
sob demanda

Manual & treinamento

minha trilha de franqueada
Onboarding do franqueado100%
Gestão financeira da unidade100%
Captação e matrícula80%
Padrão de atendimento60%

Auditoria da minha unidade

último check · 08/09
Identidade visual e fachada
conforme
Material didático oficial em uso
conforme
Atendimento segue o script padrão
pendência leve
plano de ação: trocar banner desatualizado até 30/09. Some sozinho da lista assim que o consultor confirmar na próxima visita.

Suporte & consultoria de campo

falar direto com a matriz
Próxima visita agendada
12/10 · consultoria trimestral
Chamados abertos por mim
0

Oi, Dani

Fila comercial · terça-feira
Protótipo conceitual
Leads recebidos hoje
6
3 chegaram pelo WhatsApp direto
Aguardando meu contato
2
um chegou há 4 minutos
Visitas agendadas essa semana
5
2 confirmadas hoje
Matrículas fechadas por mim, no mês
9
de 47 no total da escola

Fila de atendimento

chegam direto no Central HEU, sem repasse manual
TA
Thiago Alves · "Queria saber mais sobre o curso de inglês" · WhatsApp às 15:32
responder agora
RC
Rodrigo Campos · pediu bolsa pelo Instagram, captado pela BIA
aguardando contato
Camila S. · matrícula fechada, pós-venda confirmou
concluído

Minhas visitas agendadas

próximos dias
Thiago Alves · quinta-feira, 16h · Inglês
a confirmar
Rodrigo Campos · sexta-feira, 10h · Tecnologia
confirmada
Proposta comercial Instituto Haward by Easy Up
A proposta
Instituto Haward + Easy Up

Juntas na prática, separadas no Google

O Instituto Haward tem 15 anos de nome. A Easy Up entrou trazendo a força da tecnologia. Elas nunca competiram entre si, sempre se somaram. O problema é que essa união não aparece pra quem procura: o domínio antigo do Haward na página 3, a Easy Up isolada na busca dela, e nenhuma vitrine reunindo as duas coisas que a escola já é hoje. E por dentro, a operação roda em planilhas paralelas, sem um sistema único que dê conta de tudo que a escola já é hoje.

A proposta tem duas frentes que se apoiam: construir um sistema novo e completo por dentro (que substitui as planilhas paralelas por um só lugar, pensado do zero pra essa operação) e reconstruir a porta de entrada (o site, pra quem nunca ouviu falar da escola conseguir achar).

Diagnóstico

O que já foi confirmado, sem achismo

Parte veio direto da sua conversa com o Felipe. Parte foi levantada agora, olhando o site no ar.

BastidorSistema & operação
Conciliação financeira manual
30 min/dia
feita pelo próprio dono, todo dia
Causa raiz
só PIX
boleto já concilia automático
Pós-venda
planilha Google
retrabalho manual fora do sistema
VitrineSite & presença no Google
"Curso de inglês em Londrina"
pág. 3
e aparece só o domínio antigo, não o hawardbyeasyup.com.br
Meta description
ausente
verificado agora no site atual
Sitemap.xml
404
não existe, Google indexa às cegas
AlunoPortal do aluno, hoje
Portal próprio
já existe
divulgado no site, cuida de reposição, presença e conteúdo
Mas está
isolado
sem ligação direta com financeiro, CRM e comercial, cada um roda separado
Por trás
ERP não público
provável integração de backoffice via API, marca não divulgada
O preço de continuar assim

Quanto essa rotina já custa por ano, mesmo sem aparecer em nenhum relatório

Abaixo tem 4 processos manuais que a escola faz hoje: conciliação de PIX, boleto por e-mail, cancelamento por e-mail e repasse comercial. Uma parte veio direto do Felipe, o resto é estimativa conservadora. Ajuste os números pra ver o quanto isso soma no ano.

R$ 60
Essa base de valor é usada nos 4 processos abaixo. Estimativa conservadora, vale tanto pro dono quanto pra secretaria e comercial.
Conciliação de PIX confirmado pelo Felipe
30 min
O próprio Felipe contou: "uns 30 minutos no máximo".
26 dias
Ele disse que faz "todo dia" de manhã, antes de abrir a escola.
Boleto enviado manualmente por e-mail estimativa
4h
Pedido chega, alguém localiza o boleto e manda por e-mail, um por um.
Cancelamento por e-mail, resposta manual estimativa
3h
Menos pedidos que boleto, mas cada um demora mais: calcular multa na mão, redigir resposta.
Mensagem comercial repassada na mão estimativa
6h
Secretária lê, decide que é comercial, repassa pra pessoa certa, um por um.
Custo estimado, por ano
R$ 15.600
Conciliação de PIX manualR$ 15.600
Boleto manual por e-mailR$ 0
Cancelamento manual por e-mailR$ 0
Roteamento comercial manualR$ 0
13h/mês · 156h/ano somados entre esses processos

Nenhum desses quatro processos aparece em relatório nenhum hoje. Não é que a escola não vê esse custo, é que ele não tem onde aparecer, sem contar o risco de um erro passar batido quando ninguém confere.

Prioridade

Do que resolve mais, para o que resolve por último

Ordem definida pelo impacto na rotina do Felipe, não pelo que é mais fácil de construir primeiro.

01
Conciliação de PIX automática
Hoje são 30 minutos por dia, todo dia, feitos pelo próprio dono.
crítico
02
Boleto automático no WhatsApp
O próprio Felipe já desenhou esse fluxo, só falta construir.
crítico
03
Pós-venda sem planilha externa
Mantém a ligação humana, elimina só o retrabalho de digitar duas vezes.
alto
04
Gamificação automatizada
Demanda ativa: o pedagógico já quer voltar a fazer isso.
alto
05
Painel de engajamento do portal
Sinaliza risco de evasão antes de virar cancelamento.
médio
06
Painel de atrasados para cobrança
Prepara o trabalho de quem cobra, sem tirar a ligação humana.
médio
07
Roteamento automático de leads
Tira a triagem manual da secretaria para o comercial.
médio
08
Confirmação de leitura do lembrete de vencimento
Prioriza quem a cobradora liga primeiro.
médio
Execução

Como isso entra no ar

Em fases. Cada uma já útil sozinha, sem esperar o projeto inteiro terminar para ver resultado.

Fase 1

Base financeira

  • Conciliação de PIX automática
  • Boleto automático no WhatsApp
Fase 2

Relacionamento e engajamento

  • Pós-venda sem planilha
  • Gamificação automatizada
  • Painel de engajamento do portal
  • Atendimento por áudio fora do horário
Fase 3

Site e presença digital

  • Site novo com as duas marcas
  • Checklist de SEO completo
  • Página de leads e visitas
Fase 4

Visão futura

  • App único: admin, professor, aluno, responsável
  • Notificações centralizadas
  • Comunicação direta pelo app
  • Controle de franquias: royalties, auditoria e central de compras
Investimento

Valores

Inclui a conversão dos dados que a escola já tem hoje. Alunos, histórico e cadastro migram para o novo sistema, nada se perde. Valores a combinar com você antes da apresentação.

ManutençãoRecorrente

Suporte e evolução mensal

a combinar
por mês
  • Hospedagem inclusa
  • Correções e ajustes contínuos
  • Evolução conforme a operação muda
AdicionalPagamento único

Site Integrado ao CRM

a combinar
projeto
  • Site novo, cores das duas marcas
  • Checklist de SEO completo
  • Leads do site entram direto no sistema
Não está incluído nesta proposta
Custo de mensagens da API oficial do WhatsApp Business (cobrado direto pela Meta)

Quando fizer sentido, esses itens entram como próxima etapa, conforme a operação evoluir.

Um ponto pra repensar

O "não" de antes era sobre outra coisa

Isso não estava no diagnóstico original. É uma sugestão nova, pensada depois de entender por que a primeira tentativa não colou.

O que já foi tentado

Chatbot de texto respondendo pelos alunos, por uns três meses. A reclamação foi direta: "só gostava quando falava com a Patrícia". O texto genérico quebrava exatamente o que a escola mais vende, que é ser conhecida pelo nome.

O que muda agora

Não é sobre substituir a conversa. É sobre o que acontece às 22h, quando a escola já fechou e a mensagem só vai ser vista na manhã seguinte. Hoje isso já tem uma resposta automática de texto avisando o horário, ninguém resolve nada ali.

O próprio Felipe disse: hoje chegam umas 6 mensagens de manhã, dá conta tranquilo. Mas ele também disse que o ponto de virada seria quando chegasse a 50. Enquanto isso não acontece, tem gente esperando até o outro dia pra saber o valor de uma bolsa ou o horário de uma turma. Quem pesquisa curso às 22h numa terça não é preguiça de esperar, é só o horário que sobrou no dia dela.

A diferença da proposta: um áudio gravado com a voz real de quem já atende (a Patrícia, a Rosalie), disparado só fora do horário comercial, só pra dúvida simples (valor, horário, endereço). Não substitui a ligação, não finge ser humano o dia inteiro. Assim que a escola abre, quem quer conversar de verdade fala com gente de verdade, do jeito que já funciona hoje.

"A gente quer ser humano. A gente quer a pessoa falando."

Felipe, sobre por que preferem atendimento humano ao chatbot

Essa frase continua verdadeira dentro do horário. A pergunta é só o que fazer com quem procura fora dele.

Frente 1

Um sistema novo, completo, sob medida

Conciliação de PIX automática, pós-venda sem planilha externa, engajamento do portal visível antes da evasão acontecer, tudo dentro de um sistema construído do zero pra essa operação, não um remendo em cima do que já existe. O protótipo completo, com todas as telas, é o próprio sistema que você está navegando agora: dá pra clicar e testar de verdade.

Frente 2

O site, refeito, com as duas marcas juntas

Estrutura conceitual da nova home, unindo a identidade do Instituto Haward (ensino, confiança) com a energia da Easy Up (tecnologia, cor). Conteúdo de exemplo, ainda não é o site final.

hawardbyeasyup.com.br
Bolsa de estudos
Instituto de idiomas & tecnologia · Londrina

Inglês, espanhol e tecnologia, ensinados pra ficar.

15 anos formando alunos em Londrina, Cambé, Rolândia, Siqueira Campos e Arapongas. Metodologia própria, início imediato, atendimento que conhece seu nome.

Fazer minha matrícula
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alunos ativos
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unidades na região
15
anos de Instituto Haward
Nossos cursos
Haward

Inglês

Turmas novas todo mês, início em até 40 dias

Haward

Espanhol

Metodologia própria, conversação desde a primeira aula

Easy Up

Tecnologia & Informática

Início imediato, vagas abertas o ano todo

© Instituto Haward by Easy Up Av. JK, 1095 · Londrina, PR
O que entra no site

Não é só bonito, é achável

O visual novo resolve a primeira impressão. Esta lista resolve o problema de fundo: por que a escola não aparece pra quem procura.

Perfil no Google Meu Negócio
aparecer no mapa e na busca local
Google Search Console
ver como o Google enxerga o site
Arquivo robots.txt revisado
guiar o que o Google deve indexar
Teste e ajuste de velocidade
site rápido não perde visitante
Título e meta description por página
hoje ausentes, confirmado no site atual
Google Analytics
de onde vêm os visitantes, e o que fazem
Sitemap.xml
hoje inexistente, confirmado no site atual
Palavra-chave principal trabalhada
"curso de inglês em Londrina" e correlatas
Domínio personalizado
uma marca, um endereço, sem fragmentar
Arquivo LLM.txt
pra IAs como ChatGPT e Gemini recomendarem a escola
Página de administrador
ver leads e visitas sem depender de terceiro
Hospedagem
incluída, sem dor de cabeça técnica
Próximos passos

Sem compromisso pra decidir agora

Esta proposta fica no ar por 7 dias. O próximo passo é simples: escolher por onde começar.

01
Apresentar esta proposta ao Felipe
com o protótipo do sistema aberto ao vivo
02
Fechar por onde entrar
sistema, site, ou os dois combinados
03
Início imediato
mesmo ritmo que a escola promete pros próprios alunos
Instituto Haward by Easy Up · Londrina, PR Proposta elaborada por Vanessa Silva